Table of Contents

Organisationseditor

Mit Organisationen bilden Sie Abteilungen der Aufbauorganisation, sowie Kunden, Lieferanten oder Partner ab. Die konkrete Ausprägung wird in den jeweiligen Zusatzobjekten definiert.

Im Organisationseditor sehen Sie alle Stammdaten der Organisation.

Organisation erstellen

Organisationen erstellen Sie im Organisationseditor. Der Organisationseditor ist, wie jeder Editor in mehrere Karteikarten und Bereiche untergliedert, um thematische Schwerpunkte zu bilden. Neben der Erfassung der allgemeiner Basisinformationen, die sich auf der Allgemein-Karte befinden, können weitere Informationen wie Ausprägung, Zusatzinformationen, Verrechnungsdaten und zugehörige Personen verwaltet werden. Die Karten Audits und Status dienen der Nachvollziehbarkeit von Prozessen.

Allgemein

Auf dieser Karte sehen Sie die wichtigsten Informationen auf einem Blick.

  • Im Feld Name geben Sie die Bezeichnung der Organisation ein. Sie dient zur raschen Identifikation in allen Listen und Auswahlboxen. Es muss nicht zwangsläufig der Firmenwortlaut oder die exakte Bezeichnung der Abteilung sein, sondern kann auch eine gebräuchliche Kurzbezeichnung sein.

  • Die Geschäftspartner Nr. wir je nach Ausprägung Kunde bzw. Lieferant als Kunden-Nr. bzw. Lieferanten-Nr. verwendet. Falls die Daten von einem anderen System übertragen werden, kann hier die Nummer der Organisationseinheit aus dem Fremdsystem verwendet werden. In den Lookups der Editoren, kann die Organisationseinheit über diese Nummer gefunden werden.

  • Im Feld Übergeordnete Organisation können Sie bei internen Abteilungen die übergeordnete Organisation festlegen. Sie erstellen damit die Aufbauorganisation.

Tipp

Einfacher erstellen Sie Ihre Aufbauorganisation in der Systemkonfiguration. Sie sehen in einer übersichtlichen Baumstruktur den Aufbau Ihrer Organisation.

  • Erfassen Sie hier die Zuständige Abteilung, um die Zugriffsberechtigung für diese Organisation festzulegen. Organisationen verwenden den Stammdatenfilter.
Tipp

Stammdatenfilter: Sie sehen die Stammdaten der Abteilung an der Sie angemeldet sind und alle jene, die am direkten Weg nach oben liegen.

Siehe auch Stammdatenfilter

  • Im Bereich Name & Identifikation geben Sie den exakten Wortlaut der Firma bzw. Abteilung ein.

  • Im Bereich Adresse hinterlegen Sie die Anschrift der Organisation. Zusätzlich können Sie im Feld Koordinaten die Adresse geo-codieren, damit die Adresse für die Tourenplanung und Darstellung in Karten verwendet werden kann.

  • Unter Kontaktinformationen erfassen Sie Telefonnummern, E-Mail und die Webseite.

  • Im Bereich Steuer-Identifikation erfassen Sie die EORI-Nummer und die persönlich Steuernummer.

Weitere Informationen zu den Feldern der Organisation finden Sie unter Organisationsfelder.

Ausprägung

Auf dieser Karte erfassen Sie Ausprägung der Organisation. Die Ausprägung bestimmt die Rolle, die diese Organisation in Ihrem Unternehmen hat. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

  • Abteilung: für interne Abteilungen Ihres Unternehmens (Aufbauorganisation)
  • Kunde
  • Lieferant
  • Depot: Zusatz zur internen Abteilung um die Niederlassung als Depot zu kennzeichnen.
Hinweis

Eine Organisation kann mehrere Ausprägungen gleichzeitig haben.

Um eine Ausprägung für eine Organisation zu aktivieren, klicken Sie rechts neben der Ausprägung auf die Aktion aktivieren. Um die Ausprägung wieder zu deaktivieren, klicken Sie auf die Aktion deaktivieren.

Zusatzinformationen

In der Karteikarte Zusatzinformationen legen Sie folgende Einstellungen fest:

Instruktionen
  • Allgemeine Instruktionen und für Abholung und Zustellung
  • Standardwerte für den Versand von Sendungen, insbesondere die Versandart, Frächter, Service und Relation
  • Identifikationsnummern der Organisation: SPX-Nummer, IATA-Code, UN-Location Code
Öffnungszeiten

Definieren Sie die möglichen Lieferzeitfenster für diese Organisation unter:

  • Öffnungszeiten
  • Abholzeiten
  • Zustellzeiten
Bankkonten

Hinterlegen Sie die Bankverbindungen der Organisation (IBAN, BIC, Kontoinhaber etc.)

Fremdsystem-Referenzen

Um die Organisationen in Schnittstellen von und zu anderen Systemen identifizieren zu können, hinterlegen Sie hier die Referenz-ID, die diese Organisation im jeweiligen Fremdsystem hat.

Siehe auch Fremdsysteme.

Verrechnung

In der Karteikarte Verrechnung hinterlegen Sie die Informationen für die Kostenrechnung und die Debitoren-Abrechnung. Bei der Debitoren-Abrechnung definieren Sie die Art und zeitliche Abfolge der Leistungsverrechnung sowie Belegvorlage, Rechnungstext, Zahlungsziel und Skonti.

Status

Statusinformationen, die den Artikel betreffen, verwalten Sie auf der Karteikarte Status. Sie sehen hier alle an der Organisation vorgenommenen Änderungen.

Siehe auch