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Geschäftsdokumente erstellen & versenden

Die meisten Listen und auch einige Editoren stellen Funktionen für die Erstellung, das Drucken und den Versand von Geschäftsdokumenten zur Verfügung.

Hinweis

Welche Dokumente zur Verfügung stehen hängt in erster Linie vom Datenobjekt (Sendung, Auftrag, Transport, etc.) ab und zweitens ob die Dokumente aktiviert wurden.

shippingNET bietet eine Vielzahl von Standarddokumenten an. Sie können diese in der Systemkonfiguration freischalten. Falls Sie das Design anpassen möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Projektmanager.

Dokumente erstellen aus Listen

  1. Wählen Sie in der Liste die Elemente aus, für die Sie die Dokumente erstellen wollen. Um mehrere Dokumente auszuwählen, halten Sie die STRG Taste gedrückt.
  2. Klicken Sie anschließend in der Titel-Aktionsleiste auf die Aktion Dokumente erstellen.
  3. Wählen Sie aus dem Dokumente erstellen-Dialog die gewünschten Dokumente aus.
    Dokumente erstellen Dialog
  4. Legen Sie im Feld Menge die Anzahl der Kopien pro Dokument fest.
  5. Ändern Sie die in den Dokumenten verwendete Sprache im Feld Sprache.
  6. Klicken Sie anschließend auf Erstellen. Sie sehen nun die Dokumente im PDF-Format.

Dokumente erstellen aus Editoren

  1. Klicken Sie in der Aktionsleiste unter den Eingabefeldern die Aktion Dokumente erstellen.
  2. Wählen Sie aus dem Dokumente erstellen-Dialog die gewünschten Dokumente aus.
    Dokumente erstellen Dialog
  3. Legen Sie im Feld Menge die Anzahl der Kopien pro Dokument fest.
  4. Ändern Sie die in den Dokumenten verwendete Sprache im Feld Sprache bzw. lassen Sie die Einstellung auf Automatisch, damit die Sprachen-Ermittlungsart laut den Einstellungen in der Systemkonfiguration erfolgt.
  5. Klicken Sie anschließend auf Erstellen. Sie sehen nun die Dokumente im PDF-Format.
Tipp

Legen Sie in der Systemkonfiguration die Sprachen-Ermittlungsart pro Geschäftsdokumet fest. Je nach Dokumnetenart könen Sie dabei die Sprache basierend auf der Sprache der jeweiligen Parteien ableiten. Wenn Sie beispielsweise Empfänger bei einem Sendungsdokument auswählen, so wird die Sprache, die bei der Adresse des Empfängers hinterlegt ist, für die Erstellung des Dokuments verwendet.

Um ein Dokument immer in einer fixen Sprache zu erstellen, wählen Sie die Option Fix und die gewünschte Sprache aus.

ACHTUNG: Der Benutzer kann im Dokument erstellen-Dialog eine alternative Sprache auswählen. Diese Eingabe übersteuert die konfigurierte Sprachen-Ermittlungsart.

Hinweis

Die Aktion Erstellen erzeugt die gewählten Dokumente im Local-Viewer (Adobe Reader – PDF). Diese Funktion steht immer zur Verfügung.

Bei der Aktion Drucken handelt es sich um eine Direktdruckfunktion die nur unter folgenden Umständen angeboten wird:

  1. Es muss ein Dokumentendrucker eingestellt sein, siehe Einstellungen.
  2. Sie müssen im shippingNET-Client arbeiten oder das Printing-Service zentral in Ihrem Unternehmen konfigurieren.

Dokumente versenden

Sie können für mehrere Datensätze einer Liste, Dokumente per E-Mail versenden.

  1. Wählen Sie in der Liste die Datensätze aus, für die Sie die Dokumente erstellen wollen. Um mehrere Datensätze auszuwählen, halten Sie die STRG Taste gedrückt.
  2. Klicken Sie anschließend in der Titel-Aktionsleiste auf die Aktion Dokumente versenden.
  3. Wählen Sie aus dem Dokumente versenden-Dialog die gewünschte Vorlage, die gewünschten Dokumente und E-Mail-Adressen aus.
    Dokumente versenden Dialog
  4. Sie sehen rechts in der Liste, die bei den ausgewählten Datensätzen hinterlegten E-Mail-Adressen. Sie können als Eingabehilfe, Zeilen markieren und auf die Aktionen An, CC oder BCC klicken.
  5. Klicken Sie anschließend auf Dokumente versenden. Das System erstellt im Hintergrund die entsprechenden E-Mails und verschickt sie an die Empfänger.

Siehe auch